Prečo prvý deň často vyzerá ako improvizácia
Predstavte si prvé ráno nového kolegu. Príde o ôsmej, na recepcii o ňom nevedia, počítač nie je pripravený, prístup do e-mailu chýba a vedúci je na porade. Nikto sa nesprával zle — na päť drobností jednoducho nikto nemyslel, lebo každý predpokladal, že ich vybaví niekto iný.
Takýto začiatok stojí viac, než sa zdá. Nový človek strávi prvé hodiny čakaním a dojem, ktorý si odnesie, sa mení len pomaly. Firme to znamená aj stratený čas ľudí, ktorí potom dobiehajú prístupy a dokumenty.
Väčšina tejto práce je pritom predvídateľná. Pri každom nástupe treba urobiť podobné veci, len v trochu inom poradí a pre inú osobu. A práve opakované, jasne popísané úlohy sú dobrým kandidátom na automatizáciu. Výber ľudí je téma na iný článok, tu ide o čas po podpise zmluvy.
Podpis zmluvy spustí zoznam úloh
Základ celého systému je jednoduchý: v okamihu, keď je zmluva podpísaná (alebo keď personalista označí nástup v evidencii), vznikne zoznam úloh. Nie v hlave jedného človeka, ale v nástroji, ktorý firma už používa — v správcovi úloh, v tabuľke alebo v internom systéme.
Zoznam sa vytvorí zo šablóny podľa pozície. Predajca potrebuje iné prístupy ako účtovníčka a skladník iné ako vývojár. Každá úloha má zodpovednú osobu a termín vypočítaný od dňa nástupu: IT pripraví počítač päť dní pred nástupom, vedúci pripraví plán týždňa tri dni pred ním, personalista pripraví dokumenty na deň nástupu.
Čo tým získate: nikto nezabudne, každý vidí, čo je na ňom, a keď úloha visí, systém pošle pripomienku. Nič z toho nepotrebuje umelú inteligenciu, stačí bežná automatizácia.
Krátko k osobným údajom. Zoznam úloh pracuje s údajmi o konkrétnom človeku, preto do neho patrí len to, čo je potrebné: meno, pozícia, dátum nástupu, pracovný e-mail. Rodné číslo, bankové údaje a zdravotné informácie do bežného zoznamu nepatria. Ostanú v personálnom systéme s obmedzeným prístupom. Kto k čomu smie, treba určiť ešte pred spustením.
Účty, prístupy a vybavenie
Najviac času pri nástupe zvyčajne zaberajú účty a prístupy. E-mailová schránka, firemný chat, objednávkový alebo účtovný systém, zdieľané disky, vstupná karta. Každé z nich niekto zakladá ručne a každé môže byť hotové v inom čase.
Veľa nástrojov dnes vie založiť účet na pokyn z iného systému. Zoznam úloh preto môže pri položke „vytvoriť účty“ sám založiť schránku, pridať používateľa do správnych skupín a zaradiť ho do tímového kanála. Tam, kde nástroj také rozhranie nemá, systém aspoň zadá úlohu konkrétnemu človeku s presným postupom a odškrtne ju, keď je hotová.
Podobne vybavenie. Požiadavka na notebook, telefón, monitor alebo pracovné oblečenie sa vytvorí podľa pozície a pošle tomu, kto objednáva. Nikto sa nemusí pýtať, čo nováčik bude potrebovať, odpoveď je už v šablóne.
Dôležité je nastaviť rozsah práv podľa pozície, nie podľa toho, čo si kto vypýta. Nový človek dostane len to, čo na prácu naozaj potrebuje. Ďalšie prístupy sa pridajú na žiadosť a so súhlasom vedúceho.
Uvítací e-mail, plán prvého týždňa a dokumenty
Pár dní pred nástupom, najneskôr v deň nástupu, dostane nový kolega uvítací e-mail. Obsahuje praktické veci: kde a o ktorej sa stretnete, na koho sa obrátiť, kde zaparkovať, čo si priniesť. Text je z veľkej časti rovnaký pre každého, meno, pozícia a meno kolegu, ktorý ho bude sprevádzať, sa doplnia automaticky.
Plán prvého týždňa môže byť jednoduchý rozpis: pondelok zoznámenie s tímom a nastavenie počítača, utorok školenie k nástrojom a tak ďalej. Vedúci ho môže pred odoslaním upraviť.
K tomu patria dokumenty, ktoré treba prečítať a potvrdiť: pracovný poriadok, bezpečnostné pravidlá, pravidlá používania zariadení, poučenie o ochrane údajov. Systém ich pošle v správnom poradí, zaznamená, kto ich potvrdil a kedy, a pripomenie to tým, ktorí ešte nepotvrdili. Nikto nemusí obiehať kanceláriu so zoznamom podpisov.
Užitočné sú aj pripomienky pre ľudí okolo nováčika. Sprievodca dostane po týždni správu „porozprávajte sa, ako sa mu darí“, vedúci po mesiaci pripomenutie hodnotiaceho rozhovoru. Systém rozhovor nenahrádza. Len zabezpečí, že sa uskutoční.
Odchod v opačnom poradí: odobratie prístupov
Rovnaký postup sa oplatí použiť aj opačným smerom. Pri odchode kolegu vznikne zoznam úloh, ktorý spustí dátum ukončenia pracovného pomeru: vrátenie vybavenia, odovzdanie agendy, presmerovanie e-mailov a hlavne odobratie prístupov.
To je bezpečnostný bod, ktorý firmy najčastejšie podceňujú. Ak odchod nikto systematicky nesleduje, bývalý zamestnanec môže mať ešte mesiace prístup do e-mailu, zdieľaného disku, fakturácie alebo firemných profilov. Nemusí ísť o zlý úmysel, stačí zabudnutý účet, ktorého heslo sa dostane tam, kam nemá.
Automatizácia to zjednoduší. V posledný pracovný deň, v hodine, ktorú určíte, sa účty zablokujú, členstvá v skupinách zrušia, zdieľané heslá sa označia na výmenu a vedúci dostane potvrdenie. Pozor na poradie: najprv treba zariadiť, aby poštu a dokumenty niekto prevzal, a až potom účet vypnúť. Inak môžete prísť o obchodnú komunikáciu.
Osobné údaje odchádzajúceho zamestnanca sa uchovávajú len tak dlho, ako to vyžaduje zákon, a potom sa vymažú. Zoznam úloh môže strážiť aj túto lehotu. Konkrétne lehoty si overte s účtovníkom alebo právnikom.
Čo zostane ľudské a kedy sa to neoplatí
Privítanie. Prvý rozhovor s vedúcim, spoločný obed, predstavenie tímu, odpoveď na otázku „a čo vlastne budem robiť“. Žiadny automatický e-mail nenahradí to, že sa niekto na nováčika naozaj tešil a venoval mu čas. Automatizácia má uberať administratívu práve preto, aby na tieto veci zostal čas.
Až ako neskorší krok dáva zmysel interný asistent „spýtajte sa firmy“: nováčik sa môže opýtať, ako si zadať dovolenku, kde nájde šablónu faktúry alebo kto schvaľuje služobnú cestu, a asistent odpovie z interných dokumentov. Funguje len vtedy, keď sú dokumenty aktuálne a poriadne uložené, inak odpovedá zo starých. Preto až po tom, čo je základ hotový, a s odkazom na zdrojový dokument.
A kedy sa to neoplatí? Ak prijímate jedného človeka za rok, systém nemá zmysel zostavovať. Stačí poriadny zoznam v dokumente a jasne určená zodpovedná osoba. Prínos sa ukáže pri troch-štyroch nástupoch ročne alebo keď je nástup zložitý — veľa systémov, viac pobočiek. Ak by ste chceli niečo také zaviesť, v Lucorp vám radi pomôžeme.